介護施設では、定期的に会議が行われる職場が多いです。会議の目的としては、「日々のケアで困ったことを相談し、皆で解決していく」ことが挙げられます。
しかし「意見がまとまらない」「思ったことを延々と語る」といったことがあり、予定していた時間を過ぎることがあります。そうなると、本来の業務に支障が出るだけでなく、職員の休憩時間も確保できな くなります。
では、限られた時間内でどのように会議を進めればよいのか、ポイントをお伝えしていきます。
1. 議題を決める
会議の前に「何を話し合うか」を決めます。
利用者に関することを話し合いたいのであれば、3人程度にしておきましょう。利用者全員のことを話し合うとなると、膨大な時間がかかるからです。「早急に解決しなければならないこと」に焦点を当てましょう。
私の職場の場合、会議の進行係が事前にレジュメを作成します。利用者に関すること、委員会からの報告など、「会議で何を話し合うか」が書かれた紙を事前に職員全員に渡し、会議当日までに意見を考えてもらうようにしています。こうすることで、会議でスムーズに意見が出やすくなりますよ。
2. 時間を決める
会議の進行係は、時間内に会議が終わるようにすることが求められます。なので意見が長引きそうだと感じたら、意見をまとめるよう声かけします。逆に意見が出ないのであれば、「〇〇さん何かありますか？」と話を振ったりするなど、舵取りをしましょう。時には進行係自らが意見を出すことも必要です。しかし意見を出し過ぎると、進行が疎かになってしまうので、程々にしましょうね。
また予備の時間を作っておくことも必要です。どんなに事前準備をしても、突発的な意見から議論になることがあります。なので、会議を進めるときは5分から10分程度予備時間が出来るように進行しましょう。進行係は時計が見える位置に座るか、腕時計などを手元に置き、常に時間を把握できるようにしましょう。
3. 通常業務は前倒しで
会議のことばかりに集中すると、通常業務が疎かになってしまいます。それを防ぐ為に、出来ることは前倒しでやっておきましょう。
私が勤務する介護施設では、週に1度うがいで使用するコップを洗浄する日があります。もしその日が会議と重なった場合、前日にコップ洗浄を行います。
また入浴準備や物品補充、掃除などは会議前に終わらせるようにしています。このように前倒しで出来ることをしておくことで、会議が長引いても安心です。
4. 議事録はすぐ作成
会議が終わった後は、すぐに議事録を作成しましょう。議事録は会議の記録だけでなく、次回の会議にも役立ちます。「前回〇〇を話し合ったから、今回は△△のことを話し合おう」と、会議の議題を決める参考資料になるからです。
しかし時間がたつにつれ、人の記憶は曖昧になっていきます。記憶が鮮明な内に、議事録を作ることが大切です。
また議事録は全職員が閲覧します。会議に参加しなかった人も内容を把握できるような文章にしましょう。最近はパソコンで議事録を作成する人が多いです。ページが多すぎると内容を把握しづらくなるので、2ページ以内で作るようにしましょう。
まとめ
いかがでしょうか。会議は日々のケアをよりよくする為に皆で話し合いをする、大切な場です。しかし意見や議論が長引くと、通常業務に支障が出てしまいます。
時間内で会議を終わらせる為には、事前の準備は必要不可欠です。また通常業務も出来ることを前倒しでしておくことで、会議後の負担も軽減されます。会議後はすぐ議事録を作成し、次回の会議に繋げていきましょう。
会議の進行はとてもプレッシャーがかかるものです。是非上記の方法を実践し、スムーズに会議を進めてくださいね。