介護職員は、とにかく日々の業務量が多いですよね。介護業務に加えて、記録などの事務仕事や物品補充などの雑用も多いです。仕事が終わらなくて、残業することも多いですよね。
私も仕事量の配分ができず、毎日残業する日が続いていました。しかし身の回りを整理整頓するようになってから、仕事の効率を上げることができました。
今回は、どうやって効率アップをすることができたのか、その方法をお伝えしていきます。
なぜ整理整頓が大切か
なぜ介護職にとって整理整頓が大切かというと、前述したように「やることが多いから」です。利用者のケアに加え、日報や議事録作成などの事務仕事、物品補充、時にはご家族への対応といった、多種多様なことをしなければなりません。
利用者のケアやご家族への対応は効率よく行うことが難しいです。「しかし事務仕事や物品補充は、普段から机や書類を整理整頓することで、効率よく作業することができます。それらの時間を短縮することで、利用者のケアに集中することができるのです。
物は必要最低限に
整理整頓する時にまず心がけるのは、「必要最低限のものだけ置く」ということです。私が勤務している介護施設はユニット型なので、キッチンがあります。以前利用者のコップやエプソンが乱雑に置かれていて、ご家族様が面会に来た時に気まずい思いをしました。
それ以来、コップやエプロンを使ったらすぐに洗い、元の場所に戻すという習慣を身に着けました。そうすることでキッチン回りがキレイになるだけでなく、ご家族様がいらっしゃっても、すぐにお茶を出せるようになりました。
また必要最低限の物を置くことで、「何が足りないのか」も明確にすることができます。物が乱雑していると、何が足りないのかわかりませんよね。整理整頓することで、不必要な物まで補充してしまうという時間をなくすことに繋がるのです。
書類を整理する
会議や委員会の書類は、定期的に整理しましょう。
私の場合、複数の委員会に所属しているので、委員会ごとにファイリングしています。議事録を作るときなど何か資料を探すとき、「何がどこにあるのか」が分かるようになっているので、時間短縮になりますよ。
ちなみに私が勤務している介護施設では、職員ごとに書類などを入れておくボックスがあります。会議や研修の資料を整理しないままでいると、すぐにボックスがパンパンになってしまうので、定期的に整理するよう言われています。
しかし「時間がないから」と整理をしない職員も多くいます。そういう人は大抵、重要な書類を紛失することも多いのです。
手帳を持つ
手帳は、予定を管理する上で一番役に立つアイテムです。私の場合、シフトや会議の予定だけでなく、「何の資料を」「いつまで用意するか」といったことも書き込んでいます。こうすることで、仕事の内容を可視化し、次何をしなければならないかを明確にすることができるのです。
手帳の最大のメリットとして、「すぐに予定を書き込めること」です。携帯の場合、人の前で予定を入力するのは、気が引けますよね。
しかし手帳であれば、すぐにメモすることができます。オススメの手帳のサイズはB6サイズ(手のひらと同じ位)です。シフトや会議などの仕事の予定だけでなく、プライベートの予定も書き込めるスペースがあるので、使い勝手が良いですよ。
まとめ
いかがでしたでしょうか？整理整頓することで、「何がどこにあるのか」を明確にし、事務仕事の作業効率を上げることができるのです。
また手帳を使うことで、「今仕事は何があるか」「いつまでに、何をしなければいけないのか」を可視化することができ、効率よく仕事を行うことができます。
仕事の効率を上げることは、利用者のケアに集中できるだけでなく、自分の負担も減らすことにもなります。是非上記の方法を実践してみてください。