私が今の職場に入社して感じたことは、「パソコンを使えない人が多い」ということでした。それも年配の方だけでなく、私よりも若い２０代の人もパソコンが使えないという人がいることに驚きでした。
今回はパソコンに関するエピソードを交えつつ、パソコンを使いこなすことで、どのように業務を効率よく進めることができるのか、その方法についてお伝えしていきます。
滅茶苦茶な議事録
会議の議事録は、Wordを使って作ることが多いですよね。しかし私の職場では、年配のパートさんはパソコンを使えないので、大抵若い職員が議事録を作成することになります。
ある月の議事録を見たとき、私は唖然としました。
まず文章にまとまりがないのです。会議で話をした内容をそのまま入力したので、重要な項目がどこにあるのか、分からない内容となっています。加えて文字の大きさやフォントがバラバラなので、とても見づらい議事録でした。
「よくこんなのが通ったな・・」と、心の中で思いました。
「コピペって何ですか？」
私の職場では、日報はパソコンで作成することになっています。ある日、20代前半の職員が日報を作成したのですが、10分以上かかっていたのです。「何でそんなに時間がかかるのだろう」と不思議に思い、作成している様子を見ると、同じ内容の文章をコピペせずに入力していたのです。
元々文章を入力するのが遅い人だったので、「コピペすると楽だよ」と教えました。するとその人は「コピペって何ですか？」と聞き返してきたのです。後から話を聞くと、パソコンは高校の授業以外触ったことがなく、コピペのことも知らなかったとのことです。
その出来事を友人に話すと、「今はスマホばっかり使っている人が多いから、パソコンが使えないんじゃないの」という結論になりました。ネット社会でも、キーボードを触らないと、このようなことになるんだなと感じました。
※コピペとは・・・コピー＆ペーストのこと。パソコンを使う際、同じ文章を「コピー」して、「ペースト(貼り付ける)」こと。
パソコンを使いこなせれば、業務が楽になる
パソコンを使いこなすことは、今や介護職にとって必要不可欠です。タイピングが早くなれば、議事録や報告書の作成時間が大幅に短縮されます。またコピペや文章のフォントを変更することができれば、より分かりやすい議事録になり、職場内での評価も高くなりますよ。
加工や修正が簡単
パソコンを使いこなすことで生まれるメリットとして、「何度でも加工や修正ができる」ということです。レクリエーションを例に挙げると、レクで使用する道具(文字やカードなど)を手作りで行う場合、間違えたら修正できないことが多いです。その為何回もやり直し、時間がかかってしまいます。
しかしパソコンで作る場合、加工や修正が簡単にできます。またフォントや色の変更など、手作りよりも幅広いことができるということも利点です。
パソコン得意な人は重宝される
私の場合、他の職員よりパソコンが得意ということもあり、多くのことを頼まれます。その中の1つが、「職員の自己紹介カードを作成してほしい」という依頼でした。夏祭り等のイベントでご家族がいらっしゃるとき、「どんな職員が働いているのか、分かるようなカードを作ってほしい」というものでした。
私は職員の写真撮影をしつつ、カードに書いてもらう項目(出身地や趣味など)を考えてもらい、それをExcelで作成した表に書いてもらうことにしました。写真とコメントが集まったら、後はパソコンで作成しました。職員40人分のカードを作成したときは、上司から「凄い！」と褒められました。
今まで仕事が遅くて肩身の狭かった思いをしていましたが、「パソコン得意で良かった」と思えた瞬間でした。
まとめ
いかがでしょうか。パソコンを使いこなせることで、業務を効率よく進められるだけでなく、出来る事が増えていきます。その分頼まれることも多くなりますが、頼られる存在になるというメリットもあります。是非パソコンを使いこなして、仕事を楽に進めてください。
